事務職の転職、面接でアピールする長所と短所、成功させるポイント【後編】
事務職の転職、面接でアピールする長所と短所、成功させるポイント
事務職は、専門職や技術職などと違って、会社への直接的な利益をアピールしづらかったり、応募者が多いため競争率が多かったりすることなどから、他の応募者との差別化が難しい職種です。
採用担当者に必要な人材だと感じてもらうためには、面接でアピールすることが重要です。
当記事では、面接での定番の質問のひとつ、長所と短所を効果的にアピールする方法と成功させるポイントについて解説します。
目次
事務職の面接での自己アピールの重要性
転職面接では、自分のスキルや経験が、応募企業にどう役立つのかをアピールし、面接官に必要な人材だと印象づけることが大切です。
特に事務職では、専門職や技術職よりも、他の応募者との差別化が難しいことなどから、自分の強み（長所と短所）をアピールすることが重要となります。
長所と短所を明確にするためには、事前にしっかりとした自己分析を行うことが大切です。
以下に、5つの長所例と、3つの短所例を記載します。
5つの長所
事務職として仕事をするには、さまざまな能力が必要になります。
事務職に活かせる長所には、
- コミュニケーション能力
- 速さと正確さ
- 組織力・マネジメント力
- 柔軟性と対応力
- ITスキル
などがあります。
自分が応募する会社やポジションで、どのような能力が必要とされているのか、事前にしっかりと研究し、自分の長所の中からアピールしましょう。
コミュニケーション能力
事務職では、他部署や取引先とのコミュニケーションが重要です。
面接では、過去の経験を交えて、円滑なコミュニケーションが取れることをアピールしましょう。
速さと正確さ
事務職は、データ入力や書類作成など、速さと正確さが求められる仕事が多いです。
自分がどのように効率よく仕事をこなすことができるのか、具体的な例を挙げて説明しましょう。
組織力・マネージメント力
事務職での業務は、部署内の連携が重要です。
過去にチームでの業務やプロジェクトを進めた経験があれば、その際の役割や成果をアピールしましょう。
柔軟性と対応力
事務職では、様々な状況に対応しなければなりません。
面接では、過去に自分がどのように柔軟性を持って問題を解決したか、具体的なエピソードを紹介しましょう。
また、新しい技術や業務に対しても素早く対応できる力をアピールしましょう。
ITスキル
現代の事務職では、コンピュータを使用した業務が一般的です。
WordやExcel、PowerPointなどの基本的なスキルはもちろんのこと、専門的なソフトウェアやシステムを使いこなせることをアピールしましょう。
3つの短所例
面接で聞かれる短所は、ただ単に短所を伝えればよいというわけではなく、自己PRのひとつとして伝えなくてはなりません。
そのため、短所を伝える際には、どのように改善しているか、どのように向き合っているかを併せてアピールすることがポイントです。
面接の際、自己ＰＲとしての短所の3つの例をみてみましょう。
緊張しやすい
緊張しやすい性格であることを伝えた上で、ストレスマネジメントやリラックス法を学んで改善していることをアピールしましょう。
また、緊張が解けると柔軟な対応ができるという点も強調してみてください。
慎重すぎる
慎重すぎる性格は、ミスが少ない反面、業務が遅くなることがあります。
そんな短所を克服するために、時間管理や優先順位付けを学んでいることをアピールしましょう。
苦手な業務がある
ある業務が苦手だと感じる場合、どのように対処しているかを説明しましょう。
例えば、研修を受けてスキルアップを図ったり、同僚と協力したりして業務を進める方法を採用していることを伝えましょう。
面接を成功させる4つのポイント
面接を成功させるポイントには、
- 自分と企業とのマッチングを説明する
- 自分の長所をいかに活かせるかを説明する
- 短所は改善点を添える
- ボディランゲージを使う
があります。
ポイント1. 自分と企業とのマッチングを説明する
自分の長所や短所をアピールする際には、企業の求める人材像と照らし合わせて、どのようにマッチしているかを説明しましょう。
ポイント2. 自分の長所をいかに活かせるかを説明する
面接官は面接を通じて、応募者が即戦力となるかを確認しています。
過去の経験と併せて、自分の長所が応募ポジションでどう活かせるかを伝えましょう。
ポイント3. 短所は改善点を添える
短所を伝える際には、改善に向けた取り組みや意欲をアピールすることが重要です。
自己成長への意欲を見せることで、企業はポテンシャルを評価してくれるでしょう。
ポイント4. ボディランゲージを使う
面接では、言葉だけでなく、態度や表情も評価されます。
相手と目を合わせる、うなずく、笑顔を見せるなど、ポジティブな印象を与えるボディランゲージを意識しましょう。
事務職面接の事前対策をしよう
転職活動で必ずある面接。
ぶっつけ本番では、せっかくの良さをアピールしきれないこともあります。しっかりと事前に面接の対策をしましょう。
- 業界知識の習得
- 企業研究をする
- シミュレーション面接をする
業界知識の習得
転職を希望する業界の知識を事前に習得しておくことが大切です。
企業のビジョンや業界動向、競合他社との違いなどを理解しておくと、面接でのアピールポイントになります。
企業研究をする
面接前に企業のホームページやSNS、求人情報をチェックし、企業の文化や求める人材について理解しておきましょう。
また、面接官の名前や役職を確認しておくと、面接時に好印象を与えることができます。
シミュレーション面接をする
事前に、友人や家族、転職エージェントなどに協力してもらい、シミュレーション面接を行ってみましょう。
相手からのフィードバックをもとに、自分の表現力や態度を改善することができます。
事務職の転職面接でアピールできる長所と短所作りに、転職エージェントを活用しよう
転職活動における面接の定番の質問、「自分の長所と短所」を効果的にアピールするには、事前の準備が大切です。
事務職は特に競争が激しいため、自己分析をしっかり行い、自分の長所と短所を明確に理解しておくことが求められます。
また、短所を伝える際には、改善に向けた意欲や取り組みをアピールしましょう。
さらに、事前の面接対策をすることで、転職成功に繋がるでしょう。
事務職の転職の面接で、長所と短所の効果的なアピールのためには、転職エージェントを利用し、事前準備をすることをおすすめします。
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The Beyond Borderのプロのカウンセラーは全員海外経験者ですので、海外経験者、帰国子女、ハーフ特有の悩みを理解し共感でき、そういった皆さんのご自身では気づかない何が長所になるのか、短所をどうアピールできるのか、応募企業にどうアピールできるのかなどに的確なアドバイスができます。
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