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事務職は自己PRが大切!履歴書や面接で事務向きだと思わせる自己PRとは?

更新日:2020.10.11

事務職は人気が高く、売り手市場である今でも、就職するのが難しい職種の一つだといえます。

特に女性からは、結婚・出産後も長く勤められる点や幅広く知識を身につけられることもあって人気があります。
しかし、事務職といっても、皆さんが思い浮かべる一般事務だけでなく、経理事務、貿易事務、営業事務など、細かく分かれています。

したがって、事務職を目指すのであれば、将来に得たい知識を想定して、これらの中からマッチした職種を選択する必要がありますし、仕事内容をしっかりと把握した上で、アピールしていかなければなりません。

 

事務職の自己PRについて考えていきましょう

 

事務職には会社の窓口となることが求められます。

社外の人からの電話応対、お客様が来客した際の最初の対応は、事務職が行います。
これが事務職が会社の窓口である理由であり、この印象が会社イメージを大きく左右することになります。

したがって、面接での自己PRが素晴らしい内容であっても、面接の第一印象が悪ければ、会社の窓口となる資質がないと判断されます。
笑顔でハキハキとした話し方をすることで、自己PRと実際の印象をリンクさせていくことも忘れてはいけません。

それでは事務職を目指す人が自己PRを作成する上で押さえておきたいポイント、職種毎の自己PRの例文などをご紹介していきます。

 

事務職に求められる知識やスキルとは?

 

事務職を目指すにあたって、採用担当者の心に残る自己PRが必要ですが、そのためには事務職に求められる知識やスキルをしっかりと把握しておくことが大切です。

まず、事務全般に共通して必要なのは、コミュニケーション能力です。
どの職種であっても、仕事の上で社内外の人と話をする機会が多いといえますので、コミュニケーション能力は不可欠です。

次に、パソコンの基本的なスキルも必要となってきます。
少し前までは、電話応対や他部署とのコミュニケーションを円滑に図ることが重要視されていましたが、今はプラスしてパソコンのスキルが強く求められています。数値データをエクセルで管理したり、複雑な関数を使って作業できるような知識も求められることになります。

最後に、丁寧な書類を作成する能力も必要です。
見た目が汚く、丁寧に記入されていない書類は事務職としての資質を疑われ、ネガティブなイメージを与えてしまいます。
つまり、履歴書や職務経歴書の作成の仕方からも、事務職としての資質を見極められることになります。
応募書類の作成にあたっては、誤字脱字がないのは当然のこと、写真の表情に問題がないか、汚れや折れがないか、送付する封筒は丁寧な字で書かれているかなど、細かい部分まで目を配るようにしましょう。

 

事務職の自己PRの組み立て方とは?

 

企業の採用担当者は、職種に関わらず、「なぜ、自分の会社に入社したいのか」という理由や熱意を感じたいと考えています。
そこで、自己PRを組み立てていく上で、押さえておきたいポイントをご紹介します。

「応募職種に関する経験や資格は盛り込むべき」

事務職の種類は細かく分かれているとご紹介しましたが、それぞれの職種で必要とされる経験や資格があれば、確実に盛り込むようにしましょう。

経理事務であれば日商簿記の資格、総務事務であれば社会保険労務士の資格が活用できます。
選択する職種によって、求められる知識が異なりますので、自身の経験や持っている資格と照らし合わせて、自己PRに盛り込めないか判断しましょう。

「自身のスキルや強みを応募する企業や職種に関連づけること」

理想の志望動機としては、自身のスキルや強みが、応募企業の利益に結びついていくという流れです。
応募企業で働きたい気持ちを精一杯アピールできたとしても、企業は応募者が将来的に利益をもたらしてくれる人材であるのかをシビアに判断します。

事務職の利益としては、コストダウンや人材の育成などが挙げられます。
前職若しくは、職歴がないのであれば、アルバイトやクラブ活動でそのような成果がなかったかを確認してみましょう。

以上、自己PRを組み立てていく上でのポイントをご紹介しましたが、自身のスキルや強みが将来的に役立つという流れにすることが、採用担当者の印象に残る自己PRといえるでしょう。

 

職種毎の自己PR例

それでは、事務職の自己PRについて、職種毎にご紹介していきます。

< 営業事務 例文>

私は、会社の中心である営業部門で、営業の方と一緒に会社の成長を実感できる営業事務という仕事に興味を持ち、志望致しました。
明るい電話・来客応対には自信があり、仕事が忙しくても冷静に対応できる点は営業事務職に適していると思います。
一日も早く戦力となれるように努力しますので、宜しくお願い致します。

< 経理事務 例文>

私は、学生時代に簿記学校に通い、簿記2級の資格を取得しました。
さらに今は難関資格である1級取得に向けて勉強していて、将来的には、経理のスペシャリストになりたいと考えています。
そのためには、財務体質がしっかりとした御社の経理部で経験を積んでいくことが一番であると考え、志望致しました。
何事も最後まで諦めない性格を活かして、御社に貢献したいと思います。

< 総務事務 例文>

私は、縁の下の力持ちとして、社内の多くの人と接することができたり、幅広い分野の知識を得たりできることから、総務職を希望しています。
特に御社は急成長中で、他社と比べて、幅広い総務実務を経験できることから志望致しました。
販売のアルバイトでは、お客様からのクレームに対応したり、先輩と後輩のバランスを取ったりしていたこともあり、周りの人から柔軟性があると評価されてきました。
その持ち味を活かして、御社の総務職として頑張りますので、前向きにご検討のほど、宜しくお願い申し上げます。

 

まとめ

 

ここまで、事務職の職種別仕事内容と自己PRの例文をご紹介してきました。
もし、なかなか自己PRが思い浮かばないというときは、ぜひ参考にしてください。

なお、前職で何らかの経験がある場合は、習得したスキルは必ず盛り込んで、志望動機を組み立てるようにしてください。
また、それが応募職種にマッチしたスキルであるならば、その点にウエイトを置くようにしましょう。

最後に、事務職の求人は若干名の応募に対し、数十名の応募者がいることも稀ではありません。
採用を勝ち取るためには、充実した自己PRが不可欠ですが、完成した自己PRの内容に自信が持てない場合は、転職エージェントに相談し、客観的なアドバイスを貰うようにしましょう。

Beyond Borderは、海外経験者、帰国子女、ハーフ専門の転職エージェントとして、これまで多くの方の転職をサポートしてきました。職務経歴書・履歴書添削サービスも全て無料で行っています。

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