貿易事務の転職を成功させる！業務内容、志望動機と自己PRの書き方

経済のグローバル化が進むのに伴って、貿易の重要性が高まっています。
貿易に関わる一連の流れの中で発生する事務のことを「貿易事務」と言い、商社やメーカーで必要とされます。

海外に関われるということもあり、人気の貿易事務ですが、今回はこれから貿易事務の転職活動をしていきたい人向けに、

• 貿易事務の業務内容
• 志望動機を伝えるコツ
• 自己PRをするコツ

をご紹介します。

 

貿易事務の業務内容

 

貿易事務の業務は、大きく「輸入業務」と「輸出業務」の2つに分かれます。

• 輸出業務：輸出通関手配、通関書類の作成、運送便の手配や倉庫の手配
• 輸入業務：輸入通関手配、関税・消費税納付対応、商品の納入管理

 

業務の内容はそれぞれ異なりますが、どちらも語学や貿易の専門的な知識が問われます。

それに加えて、基本的なPCスキルやコミュニケーションスキルも必要です。
特に文化の違う国を相手に業務を行うので、相手を尊重しながら臨機応変に業務を行う姿勢が必要です。

また、海外との商品のやり取りには非常に複雑な事務手続きが必要です。
貿易事務ではそれらをきちんと理解し、スケジュールが滞らないように処理を行っていく必要があります。

 

貿易事務の志望動機を伝えるコツ

 

貿易事務の転職で志望動機を書く際には、「貿易事務」という特殊な職種に就きたいと思っている理由を明確に書くようにしましょう。

事務職は貿易事務以外にも、「一般事務」、「営業アシスタント」、「経理」など、様々な種類があります。

「事務がやりたい」「内勤の仕事がやりたい」などの理由では、採用担当者に貿易事務への熱意が伝わりません。
貿易事務を選んだ理由が分かるように書くよう心がけましょう。

 

貿易事務の志望動機例文

1. 貿易事務経験者
2. 事務経験者
3. 全くの未経験

の3パターンに分類して例文を記載します。

 

1. 貿易事務経験者

現在の会社では、2年間貿易事務に携わってきました。
主にチーズやバターなどの乳製品の輸入関連業務の経験があります。

担当地域はアメリカやカナダで、日常的に英語で業務を行っております。
ただ、学生時代から中国語を学んできたこともあり、アジア圏との貿易に関心を持っております。

貴社であれば、アジアからの輸入品を多く扱っており、自分が希望するキャリアにチャレンジする機会が得られると感じています。※

【ポイント】貿易事務経験者の場合、

• 担当業務
• 担当地域

の2点について明記するようにしましょう。
それに加えて、転職先の企業でやりたいことを記載しましょう。
業務への意欲の高さをアピールすることができます。

 

2. 事務経験者

新卒で入社してから3年間、事務職の経験を積んできました。
主に支払い処理や営業担当者のための資料作成などを行っています。

事務職は「ミスをしなくて当たり前」だと思っており、自分はもちろん、課内でミスが起こらないように工夫してきました。

周りをサポートする事務職にやりがいを感じていますが、将来の事を考え、専門性の高い事務職に従事したいと考えています。
学生の頃からTOEICを定期的に受験するなど、英語への興味を強く持っているため、貿易事務を志望しています。

【ポイント】
一般的な事務職で求められる、「正確さ」は貿易事務でも同様に求められます。
その経験を記載しながら、どうして貿易事務を目指したいのかを明記するようにしましょう。

 

3. 全くの未経験

新卒で入社してから2年間、営業職としての経験を積んできました。
お客様が必要としているものを理解し、サービスを提供していくことにやりがいを感じています。

ただ、非常にハードな勤務体系のため、長く働けないと感じ転職を考えました。
その中でも学生時代の留学経験を活かし、海外に携われる貿易事務を志望しています。

事務経験はありませんが、営業職で身につけたコミュニケーション能力で貴社に貢献していきたいです。

【ポイント】
全くの未経験からの貿易事務への転職は難易度が高いです。
語学力やコミュニケーション力などの得意なことをまとめつつ、貿易事務への意欲をアピールできるように工夫しましょう。

 

貿易事務の転職で自己PRをするコツ

 

貿易事務の場合、企業によって業務内容の範囲が異なります。
そのため、求められるスキルレベルも様々です。

自己PRを作成する時には、企業の募集要項を見ながら推敲するのがおすすめです。
企業が必要としている人物像を想像しながら、自分のキャリアを棚卸ししていきましょう。

まずは貿易事務に求められる主なスキルを解説し、それぞれのスキルに沿った自己PRの例文を載せていきます。

 

貿易事務に求められるスキル

貿易事務に求められるスキルは、

1. 貿易事務の専門的な知識
2. 事務処理能力
3. コミュニケーション能力

などが挙げられます。

「語学力」もアピールポイントにはなりますが、そこまで高度なレベルが求められるわけではありません。
強くアピールするのは、上記3つに当てはまる点にするのがおすすめです。

特に「事務処理能力」は、確実に求められるスキルだと言えます。

貿易事務の業務は複雑で、確認事項を一つ一つ丁寧に行う必要があります。
ルールに厳格で、ミスをしないように自分で工夫できる人物が求められます。

また、様々な国とのやり取りが多い職種なので、臨機応変に対応しなければならない場面も多くあります。
相手を尊重しながら業務を遂行する上で、「コミュニケーション能力」も重視されるスキルの一つです。

貿易事務にはどのようなスキルが求められるのかを理解した上で、自分の経験をアピールしていきましょう。

 

自己PR例文

上記の3項目に沿って、自己PRの例文を記載します。

1. 貿易事務の専門的な知識

≪貿易事務検定の取得≫

現在の業務については、社内のOJTで身につけました。
しかし、より体系的な知識を取得するために、独自でスクールに通っています。

これによって、自分の業務内容を深く理解できるようになりました。
自分が担当していない範囲の業務であっても、基本的な知識が身についている状態です。

 

2. 事務処理能力

≪正確で丁寧な業務遂行≫

万一ミスが起こった場合、莫大な損失になりかねないという意識を常に持って業務を行っています。

並行して様々な業務が発生した場合でも、常に確認事項のチェックは怠らずに正確な作業を心がけています。
そのためにも、常に優先順位をつけて業務を行うなど、工夫をしてきました。

≪業務改善≫

日々の業務をマニュアル化し、誰でも早い段階で業務が行えるように改善しました。

それまで属人的な業務が多く、ベテランが全ての業務に関わっている状態でした。
しかし、私の改善によって、新人が入社しても比較的早く成果を出せるようになりました。

 

3. コミュニケーション能力

≪相手の立場に立つコミュニケーション≫

外部の業者や、社内の各部署と業務内外で積極的にコミュニケーションを取るように心がけています。

トラブルの際でも、双方にとって最善の着地点を見つけるように話し合い、方針を決めていきました。
自分の意見や要望を押し通すのではなく、相手の立場に立って考えることによって、スムーズな解決ができると考えています。

≪調整能力≫

緊急の依頼も多く、突発的な業務が発生することもしばしばありました。
その際でも、常に余裕を持ったスケジュールを組むことを心がけました。

また、顧客に対しての報告や連絡を怠らず、良好な関係を作ることによって、こちらからの依頼も受け入れて頂ける関係性を築きました。

 

まとめ

 

貿易事務に転職するために必要な、業務内容、志望動機や自己PRの書き方をご紹介してきました。

どちらも、まずは自分のキャリアを棚卸しすることが大切です。
経験を振り返り、自分の強みや弱みをきちんと把握した上で、相手に伝わりやすい書類を作成していきましょう。

 

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